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Libro unico, gli errori da evitare

Dal 1° gennaio 2017 il Libro unico del lavoro (Lul) sarà tenuto in modalità telematica presso il ministero del Lavoro.
La novità, introdotta dall’articolo 15 del Dlgs 151/2015 , consentirà al nuovo Ispettorato nazionale del Lavoro di incrociare le informazioni delle diverse banche dati per far emergere eventuali incongruenze nella gestione della documentazione.

Gli interventi sulle sanzioni
Il decreto sulle semplificazioni (articolo 22, comma 5 ), emanato in attuazione del Jobs act, ha ridisegnato le sanzioni. È stato modificato l’articolo 39, comma 7, del Dl 112/2008: salvo il caso di errore materiale, l’omessa o infedele registrazione dei dati che determina differenti trattamenti retributivi, previdenziali o fiscali è punita con la sanzione da 150 a 1.500 euro. Se la violazione si riferisce a più di 5 lavoratori o a un periodo superiore a sei mesi, la sanzione sale da 500 a 3mila euro; se i lavoratori coinvolti sono più di dieci ovvero il periodo è superiore a dodici mesi, sarà da 1000 a 6mila euro. È importante, dunque, capire come compilare correttamente il Lul per non rischiare lunghi contenziosi amministrativi.

La compilazione
Il ministero ha fornito più volte chiarimenti sulla corretta tenuta del Libro unico (circolare 20/2008 , vademecum del 5 dicembre 2008 ). L’obbligo di istituzione, tenuta e compilazione riguarda tutti i datori di lavoro privati, con la sola eccezione dei datori domestici. In sostanza, l’obbligo di registrazione si avrà non solo per la generalità dei lavoratori subordinati inseriti nell’organizzazione d’impresa (compresi i lavoratori in somministrazione) ma anche per le collaborazioni coordinate e continuative, quelle a progetto, e per gli associati in partecipazione con apporto di lavoro sino alla loro naturale scadenza.

Per i lavoratori “standard” vanno indicate analiticamente le ore di lavoro. Per i prestatori non soggetti ai limiti di orario previsti dal decreto legislativo 66/2003 (personale con mansioni direttive, capi reparto, dirigenti, quadri e simili) sarà sufficiente indicare una «P» di presenza o si potrà registrare solo l’orario contrattuale con valorizzazione della causale dell’eventuale assenza (interpello 63/2009 ).

Nel Lul vanno annotate tutte le erogazioni in denaro o in natura effettuate o gestite dal datore. Il vademecum del 2008 (Sezione B, n. 11) ha stabilito che vanno eseguite le annotazioni relative ai rimborsi spese anche se esenti da imposte e contributi. L’annotazione può prevedere l’indicazione dei soli importi complessivi specificati, con il sistema del documento o riepilogativo piè di lista approntato a parte. Perciò, la mancata indicazione di importi marginali o non ricorrenti, che non hanno un incidenza di carattere contributivo o fiscale, potrà non essere sanzionata.

La consegna di copia delle scritturazioni contenute nel Libro unico assolve l’obbligo di consegna previsto dalla legge 4/1953. Del resto, il decreto sulle semplificazioni (articolo 22, comma 7) ha modificato le sanzioni per la ritardata consegna al lavoratore del prospetto paga o per omissioni o inesattezze nelle registrazioni, graduandole per fasce di lavoratori. In particolare:
• fino a cinque prestatori la sanzione sarà da 150 a 900 euro;
• da cinque a dieci si eleva da 600 a 3600 euro;
• per più di dieci lavoratori sale da 1200 a 7200 euro.

Il prospetto paga deve essere consegnato alla corresponsione della retribuzione, anche per email. I datori che usano il Libro unico per adempiere alla consegna della busta paga, nel caso di mancata o errata compilazione incorreranno nella sola sanzione prevista dall’articolo 39 del Dl 112/2008, calcolata per fasce di lavoratori e moltiplicata per il numero dei mesi interessati dalla violazione.

Tuttavia, l’obbligo di consegna delle presenze non sussiste tranne che non sia previsto espressamente dalla contrattazione collettiva. Il datore potrà consegnare un prospetto paga diverso dal libro unico del lavoro, purché i dati retributivi coincidano. In questo caso, secondo il ministero, si dovranno applicare entrambe le sanzioni, sia quella del Libro unico, sia quella della busta paga. Se prima della riforma si applicava dunque una sanzione per ogni lavoratore e per ogni mese, oggi la sanzione sarà riferita a fasce di lavoratori e moltiplicata per i mesi ai quali si riferiscono i prospetti paga omessi o inesatti.

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